De uitdaging
De verkoop- en aankoopactiviteiten van VARO liepen over verschillende afdelingen die allemaal product-, voorraad- en workflowinformatie nodig hadden. Grafische dienst, aankoop, verkoop, export, magazijn en technische dienst namen deel aan samenhangende processen, maar manuele overdrachten maakten informatie moeilijker te volgen en makkelijker te dupliceren. De organisatie had één interne omgeving nodig waarin die afdelingen gegevens konden uitwisselen zonder de verbinding met Navision te verliezen.
Rol en verantwoordelijkheid
Als lead developer gaf David vorm aan het extranet en de operationele workflows erachter. De opdracht vroeg inzicht in de informatiestroom tussen teams, keuzes over waar automatisering repetitieve overdrachten kon verwijderen en een koppeling van het nieuwe platform met bestaande ERP-data. Het resultaat moest verschillende afdelingsbehoeften ondersteunen zonder uiteen te vallen in een verzameling losse interne tools.
Een gedeelde operationele werkplek
Het extranet bracht werk uit verschillende kanalen samen in één webplatform. Teams konden relevante informatie vinden, de status van gedeelde activiteiten volgen en werk via een zichtbare workflow aan een andere afdeling doorgeven. Een .NET-backend ondersteunde de applicatie, Vue leverde de interface en Firebase bood cloudgebaseerde applicatiemogelijkheden.
Algolia maakte responsieve zoekopdrachten mogelijk over de informatie voor medewerkers. Navision bleef verbonden als operationele bron voor de bedrijfsdata die daar al werd beheerd.
Verkoop- en aankoopflows automatiseren
Herhaalbare taken rond verkoop en aankoop werden vertaald naar gestructureerde workflows. Het systeem kon offertes genereren en exports voorbereiden van voorraadinformatie, productafbeeldingen en productspecificaties. Specificaties konden ook naar Excel worden geëxporteerd voor processen die een draagbaar bedrijfsformaat nodig hadden.
Dezelfde omgeving ondersteunde de opvolging van cashbackactiviteiten en productregistraties. Door die mogelijkheden samen te brengen, hoefde dezelfde informatie minder vaak opnieuw ingevoerd of manueel tussen afdelingen en tools verplaatst te worden.
Ondersteuning voor de grafische dienst
De grafische dienst had meer nodig dan toegang tot productdata. Het werk vereiste zicht op projectvoortgang, taakverantwoordelijkheid, beschikbare middelen en planningen. Het extranet kreeg daarom een taakgerichte workflow voor de planning en opvolging van grafische productie. Die verbond creatieve delivery met de product- en commerciële informatie die andere afdelingen gebruikten.
Door dit werk in het gedeelde platform op te nemen, kon de projectstatus binnen dezelfde operationele context als aankoop-, verkoop- en exportbehoeften worden begrepen.
Resultaat
VARO kreeg een intern platform dat afdelingsworkflows verbond met de Navision-gestuurde informatie van het bedrijf. Medewerkers kregen een duidelijkere route voor offertes, exports, registraties, cashbackopvolging en grafische productietaken. Het extranet verving niet elk gespecialiseerd proces, maar leverde de verbindingslaag die samenwerking eenvoudiger en minder afhankelijk van manuele overdrachten maakte.